標題: 公文寫作須知_節錄「公文書寫作與處理」一書
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發表於 2013-5-31 11:32 
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公文寫作須知

一、          公文寫作應有之態度
    在行文時,撰擬過程,必須要有高度之責任心,不但要對機關團體負責,還要向對方或人民負責。因此,在寫作公文時,態度要嚴正,心情要平和,不可苟且敷衍,不宜意氣用事,才能綜覈名實,事情才會處理的合法、合理、合情。遇有爭執時,更應以「對事不對人」之原則,處處為雙方立場著想,才不至於偏激或武斷情事發生。
二、          公文寫作應注意事項
公文為處理公務之重要工具,行文必須講求效率。公文製作屬要式行為,要有它應具備之要件行文之原因、依據、目的與立場。
三、          公文寫作之基本要求
   措詞要簡潔、言簡而意賅,對應敘述者亦不宜約而不詳。撰擬公文,對行文體系不能紊亂,要認清立場,根據法、理、把握重點,顧及現實環境陳述意見,主旨須確定,用字須適宜,用語須恰當,文理要暢順,做到合法、合理、合情之境界,使對方滿意,因此,寫作公文須細心研擬。由此可見公文要做到「簡、淺、明、確」乃法定要求公文寫作之四字訣:

1.      就是化繁為簡、整齊劃一,使公文結構、程式、文字都趨於簡單明瞭,以求撰擬、繕印、閱讀均可節省時間及精力。
2.      就是用語通達、不用奇字,以求淺顯易懂,使公文所表達之意思,能為一般社會大眾普遍瞭解。
3.      就是敘事清晰,不用隱語、誇張、諷刺語句,以求條理分明,澈底擺脫陳舊落伍之程式用語,使公文充分發揮意見溝通,達成處理公務之功能。
4.      就是主旨明確、語氣肯定、敘述時間、空間、數字精確,不模陵兩可、似是而非,以建立處理公務之責任觀念,進而提高行政效率。

除上述法定要求外,對於簽、稿撰擬之一般原則中,列了左列作業要求:

1.     正確:文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏,內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。
2.     清晰:文義清楚、肯定。
3.     簡明:用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題鮮明。
4.     迅速:自蒐集資料,整理分析,至提出結論,應在一定時間內完成。
5.     整潔:簽搞均應保持整潔,字體力求端正。
6.     一致:機關內部各單位撰擬簽搞,文字用語、結構格式應力求一致,同一案情的處理方法不可前後矛盾。
7.     完整:對於每一案件,應作深入廣泛之研究,從各種角度、立場考慮問題,對相關單位應切取協調聯繫。


四、          公文寫作之原則
1.     應力求簡、淺、明、確:公文寫作應力求撰字端正清楚、語意肯定、內容清晰、完整、簡潔、具體,不可使用模陵兩可、游移不定之語句,或晦澀不明之文字。
2.     段落要分明:公文寫作應採三段活用式之結構,即正文內容各段意見,應截然分清楚,不得前後夾雜敘述。
3.     正確使用標點符號:公文使用標點符號,能使句讀清楚,便於閱覽,免除誤解。
4.     其他應注意之原則:寫作公文,應以一文一案為原則。公文送判時,公文夾應標明承辦單位及送往單位,以加速公文傳遞。

五、          公文之結構
公文結構,採用「主旨」、「說明」、「辦法」(簽成為「擬辦」)三段式。「主旨」一段完成,文句力求簡明扼要。「說明」或「辦法」視需要靈活運用,段下得分「項」「目」,採階梯式排列,每「目」以六十字為原則,其內容繁多者,可列為附件附錄。
1.     『主旨』 為全文之精要,是用以說明行文之目的與期望,本段文字應力求具體扼要。「主旨」是全篇公文之精華所在,文字越精要越好,使閱讀者一目了然行文之目的與期望,但也不可過於簡略。其內容重點應在於敘述「何人」「何時」「何地」「何事」。
2.     『說明』 當案情必須就事實、來源或理由,作較詳細之敘述,而無法於「主旨」內容納時,用本段說明。本段內容重點在於敘述因「何故」而行文。
3.     『擬辦』 向受文者提出具體要求無法在「主旨」內簡述時,用本段列舉。本段內容重點在於提出「如何」辦理之敘述。

六、          公文之標點符號
    「公文文字應簡淺明確,並加具標點符號。」公文加具標點符號,其作用在使閱者能正確瞭解公文之內容,而達到行文之效力。                                                                          
  標點符號之用法表
  
  

符 號

  
  

名 稱

  
  

用    法

  
  

  
  

句號

  
  用在一個意義完整文句的後面。
  
  

  
  

逗號

  
  用在文句中要讀斷的地方。
  
  

  
  

頓號

  
  用在連用的單字、詞語、短句的中間。
  
  

  
  

分號

  
  用在下列文句的中間:
  一、並列的短句。
  二、聯立的復句。
  
  

  
  

冒號

  
  用在下列情形的文句後面:
  一、下文有列舉的人、事、物時。
  二、下文是引語時。
  三、標題。
  四、稱呼。
  
  

  
  

問號

  
  用在發問或懷疑文句的後面。
  
  

  
  

感嘆號

  
  用在表示感嘆、命令、請求、勸勉等文句的後面。
  
  

」『

  
  

引號

  
  用在下列文句的後面,(先用單引,後雙引):
  一、引用他人的詞句。
  二、特別著重的詞句。
  
  

  
  

破折號

  
  表示下文語意有轉折或下文對上文的註釋。
  
  

…….

  
  

刪節號

  
  用在文句有省略或表示文意未完的地方。
  
  

  
  

夾註號

  
  在文句內要補充意思或註釋時用的。
  

七、          簽之撰擬要領
1.     「主旨」:扼要敘述,概括「簽」的整個目的與擬辦,不分項,一段完成。
2.     「說明」:對案情之來源、經過與有關法規或前案,以及處理方法之分析等,作簡要之敘述,並視需要分項條例。
3.     「擬辦」:為「簽」之重點所在,應針對案情,提出具體處理意見,或解決問題之方案。

簽之「主旨」段用字不宜過長,一般以不超過五、六十字為原則。搞之撰擬如有附件,應在「說明」段內敘述附件名稱及份數。


PS:本文節錄「公文書寫作與處理」一書。

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淺 就是用語通達、不用奇字,以求淺顯易懂,使公文所表達之意思,能為一般社會大眾普遍瞭解。 3. ... 公文結構,採用「主旨」、「說明」、「辦法」(簽成為「擬辦」)三段式。