文書處理 二十二、擬辦文書應注意事項如下: (一)單位收發送交承辦人之文書,或根據工作分配,承辦人應即行擬辦。 (二)機關首長或單位主管對主管業務認有辦理文書之必要者,得以手諭或口頭指定承辦人擬辦。 (三)負責主辦某項業務之人員,對其職責範圍內之事件,認為必須以文書宣達意見或查詢事項 時,得自行擬辦。 (四)擬辦文書,依法令規定必須先經會議決定者,應按規定提會處理。法令已有明文規定者, 依規定擬稿送核,無法令規定而有慣例者依慣例。適用法令時,依法律優於命令、後法優 於前法、特別法優於普通法、後令優於前令及上級命令優於下級命令之原則處理。 (五)處理案件,須先經查詢、統計、核算、考驗、籌備、設計等手續者,應先完成此項手續, 如非短時間所能完成時,宜先將原由向對方說明。 (六)承辦人員對本案原有文卷或有關資料,應詳予查閱,以為擬議處理之依據或參考。此項文 卷或資料,必要時應摘要附送主管,作為核決之參考。 (七)簽具意見,應力求簡明具體,不得模稜兩可,或晦澀不清,尤應避免未擬意見而僅用「陳 核」或「請示」等字樣,以圖規避責任。 (八)重要或特殊案件,承辦人員不能擬具處理意見時,應敘明案情簽請核示或當面請示後,再 行簽辦。 (九)毋須答復或辦理之普通文件,得視必要敘明案情簽請存查。 (十)承辦人員擬辦案件,應依輕重緩急,急要者提前擬辦,其他亦應依序辦理,並均於規定時 限完成,不得積壓。 (十一)承辦人員對於來文或簽擬意見,如情節較繁或文字較長者,宜摘提要點,以眉註方式,書 於該段文字之上,或於重要文句旁,用色筆劃出記號,以利核閱。 (十二)擬辦人員對於來文之附件,有抽存待辦之必要者,應於來文上書明「附件抽存」字樣,並 簽名或蓋章,附件除書籍等另有指定單位保管者外,應於用畢後歸檔。http://noda.tmu.edu.tw/hrdewpfm/data/21122.htm
|
|