先禮後兵----善用存證信函
文 / 劉孟錦律師
【台灣法律網】
【問題】
一、存證信函是什麼？
二、存證信函有哪些功用？
三、存證信函的效力如何？
四、撰寫存證信函的要領有哪些？
五、如何申請查閱存證信函？
六、對方不收存證信函，怎麼辦？
【解析】
一、存證信函是什麼？
一般所稱的「存證信函」，其實就是「郵局存證信函」的簡稱，依郵政規則第九十九條第一項規定，各類國內掛號信函交寄時，以內容完全相同的副本留存由郵局備作證據者，稱為存證信函。故存證信函必定是掛號信函，且限定於國內信函，得寄至國內任何郵遞通達的地方，如果收件人在國外，則無法向外國寄發存證信函。
二、存證信函有哪些功用？
存證信函，是一種透過郵局來證明發信日期及發信內容的一種證明函件，寄件人只要透過郵局寄發存證信函，如果對方確實收到，寄件人即可掌握有利的證據。故存證信函的最大功用為保存證據。茲說明如下：
(一)以存證信函表明一定的立場：有些情形，雖然並不一定要寄發存證信函，甚至在法律上並不強調存證信函的證據功能，但是可以透過存證信函來表明自己的立場。在許多民事、刑事上的紛爭，為要求對方為或不為一定的行為，例如對方躲債避不見面，此時即可寄發存證信函，限他在一定期間內清償或出面解決，否則將採取法律行動。通常在雙方係親友、舊識或有一定情誼者之間，如果逕行採取法律行動，難免增加誤解或怨懟，先寄發存證信函請對方出面處理，所謂「先禮後兵」，或可給對方某種壓力，亦不失為一種表明立場的方式。但是如果對方蓄意賴帳或意圖脫產，寄發存證信函，反而提醒對方早做防備或加速脫產動作，應特別注意。
(二)以存證信函為一定的意思通知：在某些情形為確定當事人間的權利義務關係，當事人必須為特定的意思通知，才能發生一定的法律效果，為證明確實曾為此種意思通知，以存證信函的方式為意思通知，是一種保存證據的最好方法。例如買受人發現出賣人所出售的房屋有瑕疵時，買受人應立即以存證信函通知出賣人。又如有些債務未定履行期，則可以先發存證信函指定履行期，於履行期屆至但債務人仍未履行時，再寄發存證信函定相當期限催告履行後解除契約；如果債務已約定有履行期，債務人逾期不履行時，債權人即可寄發存證信函定相當期限催告後解除契約。
(三)以存證信函為一定的意思表示：例如買受人不依約給付價金，出賣人可經催告程序後，寄發存證信函表示解除契約，而發生解除契約的法律效果。一般對於「催告」及「解約」大多分別二次寄發存證信函，即先寄發催告的存證信函，再寄發解除契約的存證信函。其實，催告及解除契約的通知及意思表示，可以以一次存證信函讓它發生催告及解除契約的效果，實務上亦承認附條件的意思表示，例如在存證信函載明：「……特函請台端應於十日內給付所積欠的價金新台幣○○○元，逾期即以本函為解除契約的意思表示，不另通知。」則對方收受存證信函後十日仍未付款，則解除契約的意思表示因條件成就而發生效力，自不必再次發存證信函為解除契約的意思表示。
(四)以存證信函釣取證據：這個功能運用之妙，容由讀者自行揣摩與運用。舉例而言，如果某人向你借錢，約定一年後清償（或分期清償），但是卻沒有書立借據或其他證據，此時寄發存證信函要他在一定期間內清償或一次全部清償，如果對方回信說我們之前已約定好在一年後清償或分期清償，你怎麼可以反悔……等等，則對方已承認有借款的事實，也是一種借款的證據。
三、存證信函的效力如何？
當事人間的意思表示，除了法律規定必須以書面為之外，大多未強行規定應以書面為之。但不論法律是否規定須用書面，如以存證信函為意思表示，則存證信函的副本即可當做曾為此意思表示的有力證據。因為存證信函的副本，郵局已在上面蓋有郵戳、日期及編號，又有對方收信的回執證明，得以之作為訴訟上強而有力的證據。所謂「舉證之所在，敗訴之所在」，有時口頭上的「千金一諾」，還不如一紙存證信函來得有效，所以應善加利用存證信函的證據力。
四、撰寫存證信函的要領有哪些？
存證信函性質上仍屬一般私文書，仍應注意一些撰寫要領：
(一)應向郵局購買存證信函用紙，副本得以影印方式為之，按雙方當事人人數外加一份郵局留存。
(二)內容儘量精簡，只要明確表明目的即可，但應注意達到法律效果，故撰寫時應注意人、事、時、地、物等重點，金額儘量用國字大寫。
(三)如有多頁，郵局會在騎縫處蓋騎縫章，故寄件人並非一定要於存證信函上蓋騎縫章，但一般多會蓋騎縫章。
(四)如有增、刪，須於欄外註明訂正之字數，修改處也要蓋章，文字須清晰可辨。
(五)回執證明應妥為保管，以為對方已收信的證明，通常回執證明最好與存證信函副本一併釘好妥為保存。
(六)信函內容不要長篇大論，儘說些無關重要的話，說得太多，容易出錯，最後反而變成對方反駁或攻擊自己的證據。四兩撥千斤，妥適運用太極心法，存證信函才能發揮最好的功效。
(七)如果案情複雜，最好請專業律師撰寫，以免弄巧成拙，大意失荊州。法律文件處處是陷阱，處處是學問，相信專業，總比相信自己的直覺好。
五、如何申請查閱存證信函？
如果寄發存證信函後，自己保留的副本遺失或沒有收到回執證明，應如何補救？因郵局的存證信函副本自交寄日起，由郵局保存三年，期滿郵局得銷毀之，因此，如果自己保留的副本遺失或沒有收到回執證明，可以在上述期間內持原憑證向原交寄郵局申請查閱或申請發給證明。
六、對方不收存證信函，怎麼辦？
有些債務人存心賴帳，就怕債主上門討債，郵差按鈴不開門，存證信函也不收。如果對方拒收存證信函，可以為下列處理：
(一)將退回來的存證信函完整保留，不要拆封，因為信封上會有退件的理由（查無此人或遷移不明……等）。
(二)在發存證信函時，最好連同對方的聯絡地址（居所地）及戶籍地址都寄發，如果只對聯絡地址寄發，可以再對戶籍地址寄發一次。
(三)如果居所地和戶籍地都沒有人收，在訴訟上可作為惡意逃避或避不出面的佐證。
(四)可作為應送達處所不明的證明，向法院聲請公示送達，照樣可以讓意思表示發生效力。
(五)如果對方故意拒收、查無此人或遷址不明，則應考慮是否逕行採取訴訟程序，以保障自己的權利。
存證信函最大的功用就是保存證據，但是寄發存證信函的目的並不以此為限，例如向對方施加壓力、發出最後通牒、警告對方、釣取證據、為催告通知、解除（終止）契約、行使同時履行抗辯權、抵銷等一定的法律效果，善加運用甚至還可能發生反敗為勝的效果。法律由人念，官司由人打，討債也是各有神通，運用之巧，效果之妙，存乎一心，繫乎一念，就看你的功力了！存證信函大家都會發，但是能否發生預期的法律效果，達到預期的特定目的，才是寄發存證信函的秘訣。
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